El sistema preventivo debiera formar parte del sistema general de gestión de la organización y por tanto debería estar interrelacionado con otros sistemas como los de calidad o medio ambiente. Tal sistema definiría la política de prevención, incluiría la estructura organizativa con las funciones y responsabilidades sobre esta materia, asumiendo la modalidad de organización preventiva correspondiente, de acuerdo a la reglamentación, y establecería las prácticas, procedimientos, procesos y recursos para llevar a cabo dicha política. Las normas básica de este documento son:
- Establecer la obligación de comunicar
- Potenciar que todas las personas integrantes de una empresa de a conocer sugerencias de mejora.
- Informar sobre los factores de riesgo y las sugerencias de mejora por escrito ( documento de comunicación de riesgo).
- Diseñar un documento tipo formulario, es recomendable estructurarlo en tres apartados.
- Cumplimentar todos los datos solicitado.
- Procurar que el circuito establecido para el tránsito del documento integre el mayor número de personas y estamentos de la empresa.
- Informar sin tardanza a los trabajadores y los mandos intermedios de las soluciones previstas a las cuestiones planteadas en la comunicación de riesgos.
- Procurar que todos los trabajadores puedan disponer fácilmente del documento de comunicación de riesgos.
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